Innhold

Arbeidsoppgave

Telling av reell beholdning

Antall enheter av aktuelt legemiddel skal telles og eventuelt mengde i åpna hetteglass eller flasker anslås etter øyemål før føring i rekneskap. Reell beholdning kontrolleres opp mot teoretisk beholdning. Ved svinn følges retningslinjer for føring av «Svinn».

Svinn (avvik)

Dato og antall enheter i reell beholdning samt signatur i feltet «Kont.sign». Alle felt (på samme linje) «gules ut» for å tydeliggjøre svinn samtidig som en setter av feltet til oppklaring. Dersom svinnet oppklares følges prinsipper for føring i «ut gulet» felt. Utfør deretter en kontroll etter retningslinjer for føring av «Kontroll» på nytt felt (ny linje).

Kontroll

To helsepersonell skal hver for seg telle reell beholdning samt kontrollere reell beholdning opp mot teoretisk beholdning minst en gang per uke, oftere for legemidler som er daglig i bruk, ved svinn og føring av periodeoversikt. For føring av kontroll, se også retningslinjer før føring ved «Uttak» og «Sign./Kont.sign».

Enhet

Aktuell seksjon.

Legemiddelets navn

Navn og virkestoff.

Styrke

Form:

amp./hgl./tab./stikkp/

dråper/pulver

Form og mengde for flytende legemidler (volum på beholder i ml). Det føres et skjema hvert legemiddel med ulik form og mengde, for eksempel:

·         Morfin 10 mg Tabletter eller

·         Morfin 10 mg/mg 1 ml Ampuller eller

·         Morfin 10 mg/mg 10 ml Ampuller.

Dato

·         Dato og årstall (årstall kan føres i felt «Mottatt») for «Start beholdning» og «Rest beholdning».

·         Dato per mottak og uttak.

Mottatt

Antall enheter føres umiddelbart ved mottak fra:

·         Sjukehusapoteket.

·         Andre seksjoner (lån).

·         Pasient der legemiddel med hel emballasje ikke deles ut (som er tidligere skrevet ut fra regnskapet).

Uttak

Pasientens navn o.a.

Føres umiddelbart med:

·         Uttak med pasient fornavn og etternavn (gjelder også for kassasjon i seksjonen).

·         Mottak fra Sjukehusapoteket føres som «Fra apotek».

·         Retur til Sjukehusapotek føres som «Til apotek».

·         Kontroll av beholdning føres som «Kontroll» (gjelder også ved føring av periodeoversikt).

·         Lån mellom seksjoner (eventuelt legevakt der det er aktuelt) føres med mottakende seksjon. For eksempel «Sengepost A».

Mengde

Føres umiddelbart med:

·         Antall enheter av for eksempel ampuller, doseposer, eller tabletter.

·         Antall ml for flytende legemiddel i flerdosebeholdere for eksempel i hetteglass og flasker.

START BEHOLDING (teoretisk beholdning)

Antall enheter av aktuelt legemiddel skal telles og eventuelt mengde i åpna hetteglass eller flasker anslås etter øyemål før føring i rekneskap. Føres umiddelbart ved:

      •    Registrering av nytt legemiddel.

      •    Overføring til nytt skjema eller baksiden av skjema (fult skjema).

      •    Føring av periodeoversikt.

Ved svinn følges retningslinjer for føring av «Svinn» på nytt felt (linje) etter føring av «Startbeholdning» slik at en får satt av feltet for oppklaring.

Sign.

Helsepersonell som utfører mottak, uttak kontroll, ved nytt skjema eller før overføring til nytt skjema. Ved lån mellom seksjoner (eventuelt legevakt der det er aktuelt) signerer helsepersonell ved utlånsseksjon.

Kont. sign.

Helsepersonell som kontrollerer mottak, uttak eller kontroll. Ved lån mellom seksjoner (eventuelt legevakt der det er aktuelt) signerer helsepersonell fra mottaksseksjon.
 

Kassert
Sign./sign.

Antall enheter av aktuelt legemiddel skal telles og eventuelt mengde i åpna hetteglass eller flasker anslås etter øyemål av to helsepersonell hver for seg før føring i rekneskap. Dersom en oppdager svinn følges retningslinjer for føring av «Svinn» før en fører kassasjon eller retur på nytt felt (linje). To helsepersonell signerer for reell beholdning, kassasjon eller retur. Ved retur til Sjukehusapoteket merkes feltet og kvitteringsskjema med et bilagsnummer. For eksempel:  1  .

Rest beholdning
overføres til nytt skjema (teoretisk beholdning)

Antall enheter av aktuelt legemiddel skal telles og eventuelt mengde i åpna hetteglass eller flasker anslås etter øyemål av før føring i rekneskap. Føres umiddelbart ved fult skjema. Teoretisk beholdning føres i «Rest beholdning» og i «Startbeholdning» på nytt skjema eller baksiden av skjema. Dersom en oppdager svinn følges retningslinjer for føring av «Svinn» på nytt felt (linje) etter føring av «Startbeholdning» slik at en får satt av feltet for oppklaring.

Innhold

Arbeidsoppgave

Ikke anbrutt legemiddel

Innenfor «god dato» kan returneres for kreditering.

Kvitteringsskjema signeres av to helsepersonell merket med bilagsnummeret brukt i regnskapet, se under Relatert for skjema. Det originale kvitteringsskjemaet kommer i retur fra Sjukehusapoteket med signering for mottak av legemidler og skal oppbevares sammen med periodeoversikt i fem år. Legemidler og kvitteringsskjema returneres i forseglet kasse eller ved direkte overlevering til Sjukehusapoteket, se Oppbevaring og vedlikehold av legemidler.

Legemidler som ikke er i bruk eller som ikke skal brukes

Legemidler som ikke skal brukes returneres til Sjukehusapoteket for kassasjon eller salg til annen seksjon.

Unntak/kassasjon i seksjonen

Mindre rester som enkelttabletter (med anbrutt emballasje), anbrutt ampuller og istandgjorte doser i for eksempel beger, sprøyter eller mini-bager. Gjøres i gul plastboks på avlåst legemiddellager umiddelbart etter kontroll av to helsepersonell med signering i regskap. Flytende legemiddel kan tømmes ut i gul plastboks ved kassasjon.

Innhold

Arbeidsoppgave

Kontroll

•         Gjennomfør etter retningslinjer en «Kontroll». Fulle skjema tas ut av regnskapet.

•         Er det utført «Kontroll» minimum en gang per uke, ved kassasjon og retur i regnskapet?

•         Stemmer kvitteringsskjema fra Sjukehusapoteket med uttak i regnskap? Månedlig forbruks-/salgsstatistikk kan bestilles fra Sjukehusapoteket og kontrolleres opp mot regnskap.

Periode

Måned/kvartal og årstall.

Seksjon

Legemiddel

Styrke, form og mengde. Flytende legemiddel i flerdosebeholdere føres volum på beholder i ml.

Start beholdning

«Start beholdning» fra første skjema. Føres som antall enheter eller antall ml for flytende legemiddel i flerdosebeholdere.

Mottak

Sum av felt for «Mottatt» per side i skjemaet. Sum kan føres nedst på skjemaet. Deretter sum av alle «Mottatt» per side som føres i «Mottak» i periodeoversikt.

Uttak

Sum av «Uttak, mengde» per side i skjemaet. Sum kan føres nedst på skjemaet. Deretter sum av alle «Uttak, mengde» per side som føres som «Uttak» i periodeoversikt.

Vurder samtidig om:

•         Antall uttak er sannsynlig.

•         Pasientene er reelle.

Teoretisk beholdning

Regnes ut i periodeoversikt etter føring av «Start beholdning» (fra første skjema), «Mottak» (sum fra alle skjema) og «Uttak» (sum fra alle skjema).

Reell beholdning

Antall enheter eller antall ml ført etter utført «Kontroll».

Svinn

Regnes ut i periodeoversikt etter føring av «Start beholdning», «Mottak», «Uttak» og «Reell beholdning».

Svinn skal forsøkes oppklares. For å få oversikt over svinn i rekneskap regnes svinn ut per side i skjema:

Start beholdning

+ Mottak

÷ Uttak=============

= Teoretisk beholdning

Deretter

Teoretisk beholdning

÷ Reell beholdning (eller siste førte «Beholdning»)

= Svinn

Uoppklart svinn markeres med gul markeringstusj i skjemaet. Svinn kan føres nederst på skjemaet.

Dato, signatur

Dato og signatur av den som fører periodeoversikt og den som kontrollerer periodeoversikt.

Dato, signatur av seksjonsleder

Dato og signatur av seksjonsleder dersom seksjonsleder informers om svinn.